Dat is niet te doen!

De kruidige kerriegeur verwarmt haar fijne huis. We dekken de tafel terwijl ze vertelt over het schilderij dat erboven hangt. Er is warme soep én tijd voor een ongestoorde lunch, deze donderdagmiddag. Normaal vult ze haar dagen heel anders. Ze geeft leiding aan vijfhonderd mensen, heeft een gezin, twee cavia’s en een chauffeur.

Deze lunches zijn goud, gestolen momenten waarop we praten over ons werk, persoonlijke ontwikkeling, onze wensen en dromen.

Maar ook over praktische zaken als agendaplanning.

“En, wat haat jij in je agenda? Wat geeft je stress?”, vraag ik.
Ze kijkt omhoog naar het plafond en zucht diep: “De dagen waarop alle afspraken naadloos op elkaar aansluiten.” …  “Niet te doen! Door alle flexplekken, loop ik continu van de ene naar de andere kant van het gebouw, altijd te laat en geen tijd om naar de wc te gaan.”

Hetzelfde verhaal hoorde ik eerder van een klant. Hij kreeg promotie en een PA. Pas na een paar weken begreep hij waarom hij  ’s avonds zo kapot was.
Zijn nieuwe assistent plande alles heel efficiënt, maakte één gekleurd blok van zijn agenda.
Ziet er prachtig strak uit in outlook maar het naleven is een hel.

Mijn preventie tip in deze week van de werkstress:
Voorkom wat je kan voorkomen en plan niets wat niet kan.
Of laat het niet inplannen door je assistent of je collega.

In mijn coachingstrajecten start je met leef- en werkregels waarmee je een hoop onnodige stress uit je leven bant.

Werkregel 1: Lucht in je agenda.

  • Laat 15 minuten open tussen twee aansluitende afspraken op kantoor. Om je te kunnen verplaatsen, voorbereiden, een aantekening te maken, te reageren op dringende telefoontjes en appjes of om naar de wc te gaan.

Of plan afspraken van 45 minuten als dit je agenda te krap maakt.

  • Start je meeting met het benoemen van de tijd waarop je weg moet om naar je volgende afspraak te gaan.
  • Plan reistijd in voor externe afspraken. Het zichtbaar maken van de reistijd voorkomt vergissingen en te strakke planningen.
  • N.B. In outlook kan je de tijdschaal van je agenda aanpassen. Ga naar het tabblad ‘beeld’ en kies tijdschaal instellen: 15 minuten. Om voldoende overzicht te houden, stel je het lint van outlook in op ‘automatisch verbergen’ of ‘tabbladen weergeven’. Zodat er meer ruimte is om je agenda te bekijken.

Succes en veel plezier.

Met hartelijke groet,
Inge-Lize

ps. Mijn praktijk ligt net onder Amsterdam, je kunt er makkelijk parkeren, vijf minuten rijden vanaf de A2.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *